Assistante Administrative (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste :

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes et aux hommes. 

Filiale du Groupe BAUDIN CHATEAUNEUF, DUMANOIS est une société créée en 1905, spécialisée dans l’entretien et la rénovation des bâtiments et des ouvrages d’art du patrimoine français et notamment les ouvrages rivetés datant de la fin du XIXème siècle. Elle intervient sur des constructions existantes, en particulier les monuments historiques en fonte, en fer puddlé ou en acier.

Les travaux verriers avec masticage à l’huile de lin ainsi que le rivetage à chaud font partie des compétences parfaitement maitrisées. Cette expérience dans les différents domaines de la restauration permet de former les jeunes compagnons de l’entreprise pour perpétuer ces savoir-faire.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons une Assistante Administrative (H/F), poste basé à Villeneuve d’Ascq. 

Sous l’autorité du Directeur de Filiale, en lien avec les Chargés d’Affaires et les Conducteurs de Travaux, vous prenez en charge les missions suivantes : 

1. Commercial : Etablissement des dossiers d’appel d’offre : dossier de candidature en autonomie et mise en forme de la partie offre. Envoi des offres par voie dématérialisée. Suivi administratif des affaires traitées, création des dossiers d’affaires, enregistrement et archivage des pièces écrite.
2. Suivi financier : En lien avec le Service Financiers de notre siège, vous assurez des missions polyvalentes, telles que :

Suivi des affaires en cours

• • L’établissement et le suivi des garanties bancaires ainsi que des assurances chantiers. 
  • La préparation de la facturation, des situations de travaux et des DGD, mais aussi le suivi des paiements et la relance client
  • Vous assurez également le suivi documentaire [commande, avenant, plans, DOE…]

Gestion des sous-traitants

• • Rédaction des contrats, des avenants et des déclarations de sous-traitance
  • Gestion des factures, des Retenues de Garantie et des Cautions

Gestion du personnel

• • Enregistrement hebdomadaire des pointages chantiers
  • Suivi des formations du personnel (recherche de formation et suivi des dossiers avec les demandes de remboursement aux organismes)
  • Enregistrement des Notes de frais / Congés payés du personnel de chantier dans les logiciels
  • Suivi des visites médicales (prises de rendez-vous)

Votre sens de l’initiative et votre autonomie doivent vous permettre d’organiser efficacement la polyvalence requise. Vous savez mettre votre expérience et votre savoir-faire au service de l’entreprise